2022-09-28
최승은
쏟아지는 일 완벽하게 해내는 법
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ㅇ 최소의 스트레스로 생산성 실현하기
회사일, 집안일, 개인 업무, 자기계발 등 24시간 쉼 없이 나에게 쏟아지는 일들을 순조롭게 그리고 압박감 없이 해결해 나갈 수 있는 방법에 대해 아래 다섯 가지 순서를 기본 바탕으로 제시하고 있습니다.
1. 자신의 주의를 끄는 일을 수집한다 - 수집하기
2. 각 항목의 의미 그리고 그와 관련해 해야 할 일을 명확히 정한다. - 명료화하기
3. 그 결과를 정리하고, 우리가 검토할 수 있는 옵션들을 제시해야 한다. - 정리하기
4. 이 옵션들을 검토한 뒤 선택한다. - 검토하기
5. 선택한 옵션을 실행한다. - 실행하기
위 다섯 가지 기술 간에 유기적으로 연결되어야 하고, 그중 부족한 부분을 채워 넣고 전체적인 맥락을 가다듬어야 비로소 미완성된 일들에 대해 스트레스를 받거나 업무 집중을 흐트러뜨리지 않고 현재의 업무에 집중할 수 있습니다.
ㅇ 일들을 전부 머리 밖으로 꺼내라
내 삶을 통제하고, 적은 스트레스로 쏟아지는 업무를 처리하기 위한 방법은 무엇일까요? 내게 주어진 업무, 잠재적 업무 등 적절하게 처리되지 않은 일들에 주의를 빼앗기면 안 됩니다. 또한 미팅 일정, 업무 일정, 누구한테 연락하기 등 저차원적인 업무 행동들에 대해 신경을 뺏기지 않고 현 업무에 집중할 수 있도록 내 머리 밖에 업무 정리 시스템을 구축하고 그곳에 보관하고 있어야 합니다.
'현재 업무의 다음 일이 무엇인지?', '장기적인 업무에서 이번 주에 당장 해야 할 일이 없는지?'와 같은 기억하거나 상기해야 하는 것들을 머리 밖에다가 기록하여야 합니다.
ㅇ 파일링시스템 구축하기
현재 업무와 관련 없지만 유용하게 쓰일 거 같은 자료, 여권 사본이나 졸업 증명서 같은 개인 문서, 업무를 완료하였으나 나중에도 필요한 문서 등 메신저에서 주고받은 이야기라도 이러한 정보들을 빠르게 정리하고 편리하게 꺼내 쓸 수 있는 나만의 보관 기준과 시스템을 구축해야 합니다. 폴더/ 파일 관리도 알파벳순, 날짜순, 지역순 등 내가 정리하기 쉽고 일관적으로 규칙을 지킬 수 있게 만들어야 합니다. 매 분기 혹은 매년 반복되는 주기적 업무들은 섬세하게 저장/기록하여 나중에 효율적으로 업무를 처리합니다. 최근 디지털 기기의 발전으로 저장용량이나, 검색에 대한 편리성이 월등해졌습니다. 일례로 간단한 업무 정보들은 전자 메모장을 이용하는 습관을 길러야 합니다.
가끔씩 접속하는 서버 주소들도 주제와 함께 메모장 혹은 하나의 엑셀파일에 기록해 놓으면 쉽게 찾을 수 있습니다. 또한 개인적 자료는 Evernote 같은 카테고리형 메모 저장 앱을 사용해 PDF, 링크, 스냅샷 및 스마트폰의 정보를 쉽게 저장할 수 있어야 하고, 회사(개인) 업무에 대한 회의 내용, 생각에 대한 글들은 전자 노트를 이용하여 쉽게 기록하고 찾아볼 수 있도록 합니다. 특히 Cloud 기능 및 OS 호환이 가능한 앱들은 PC/ 스마트폰/ 태블릿을 넘나들며 쉽게 접근할 수 있으므로 유용하게 사용할 수 있습니다.
ㅇ Action List에 다음 행동을 적어라,
보통의 Action list는 누가, 무엇을, 언제까지를 중점으로 적기 마련이나, 개인 Action(To do) list에는 업무를 마무리하는 데까지의 각 행동 단계를 기입하고 그에 대한 계획과 진척사항을 점검할 수 있어야 합니다. 업무를 위한 정보와 자료 수집이 끝났으면, 이 자료를 가지고 어떤 행동을 취할 것인지 결정하고, 행동을 위임할 것인지, 내가 직접 할 것인지, 나중으로 연기할 것인지 구체적인 시기와 함께 적어 놓습니다. 또한 업무 순위를 정하되, 그 업무 순위는 항상 바뀔 수 있어야 합니다. 주변 환경에 따라, 어떤 업무는 하루아침에 비생산적으로 변할 수 있고, 어느 날 갑자기 최우선 순위의 업무가 나타날 수 있습니다. 유연하게 업무 순위를 재선정 할 수 있도록 염두해야 합니다.
ㅇ 언젠가 할 일이면 지금 하라.
중요하게 처리하지 않을 일이지만 언젠간 해야 할 일이고, 시간이 허락한다면 재빨리 처리해 버리는 게 좋습니다. 이러한 잔 업무들은 무의식/의식적으로 다른 중요한 업무를 방해하고, 스트레스의 기저점을 높이는 역할을 합니다. 빠르게 던져버리고 그에 대한 다음 업무를 기다리도록 합니다. 아니면 To do 혹은 Reminder를 사용하여 향후 특정 날짜에 알람을 걸어 놓고 생각에서 잊도록 합니다.
ㅇ 주간 검토하기
주간 검토란 머리를 다시 비우고 향후 1~2주 동안 방향성을 재설정하는 작업입니다. 아직 처리되지 않은 모든 할 일을 모아보고, 위의 5가지 프로세스를 다시 진행합니다. 이렇게 업무 흐름을 최신 상태로 정리하고, 필요 없는 일들을 지워가면서 만들어진 여유들은 자연스럽게 내 인생에 큰 그림을 그리거나, 정말 내가 집중해야 할 중요한 일들이 무엇인지 알 수 있고, 창의적 에너지를 발산할 수 있게 해 줍니다. 결국 책에서 이야기하는 핵심 목표는 일상을 통제함에 있습니다. 그를 통해 장기적인 관점에서 할 일에 치이면서 사는 것보다 더 큰 게임을 통해 내가 더욱 중요한 일들, 내 비전에 맞는 일들에 초점을 두는 더 상위 관점에서 인생의 시스템을 운영하라는 맥락입니다.
ㅇ 마지막으로 이 책에서 이야기하는 긍정적이고 편안한 집중력을 얻기 위한 로드맵입니다.
- 물적 정리 장비들을 마련한다
- 업무 공간을 정리하고 수집함을 마련한다.
- 쉽게 접근 가능한 개인 참고 시스템을 직장과 집에 마련한다.
- 마음에 드는 좋은 목록 관리 도구를 장만한다.
- 업무환경을 개선하고 변화를 실행한다.