2024-06-30
김채은
보고는요약이다-C.O.R.E.단숨에일머리를키우는생각정리의기술
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"Catch: 보고를 잘하려면 핵심을 정확하게 잡아라"
1. 누구든 처음엔 모르지. 그런데 처음 설명할 때 누구는 한 번에 알아듣고 누구는 그렇지 않다면, 그런 일이 반복된다면 결국
못 알아듣는 사람이 설 곳은 없어.
-> 알아야 할 언어
직업의 언어-해당 직업인만 사용하는 전문 언어(방화벽,포트 등 네트워크 개념 공부)
무리의 언어-특정 업무를 지칭하는 공통언어(디지실 TF들,조직도 확인)
2. 큰 그림이 없으면 우선순위가 흔들린다.
->업무 사뮬레이션(플젝 종료지점 확인/ 피드백 반영수정 시간 고려) -
담당자 배정(협의 필요한 사람들/도와줄 의사 및 일정 가능한지) -
필요한 자원 준비(필요한 하위 업무들)
3. 상대방의 처지에서 생각하는 것
-> "안된다"는 말을 "내가 받을지 모를 불이익을 어떻게 해결할 수 있느냐?"로 해석하고 그 해결책을 줘야만 문제가 풀린다.
->보고받는 상사가 항상 기다리고 있는 것도 아니고, 받을 보고가 한두개가 아니다.
그러므로, 보고하기 전에는 언제 보고할건지 예고를 하고, 보고 시엔 어떤 내용의 보고인지 인식시켜줘야한다
(파일트리 보고시점 말씀드리기)
4. 회의시 미리 안건을 확인하고, 예상되는 질문or 논쟁점까지 떠올리면 내용을 이해하기 쉽다.
5. 다른 사람에게 질문하는걸 너무 쉽게 생각하면 안돼요. 내가 아는게 무엇인지,모르는게 무엇인지가 명확해야 해요.
-> 나는 이렇다고 알고 있는데, 이런 문제는 잘 모르겠다고 특정하기. (도움은 최소한의 기초 지식을 확보한 후에 받는 것이 좋다)
6. 환경에 대한 관리가 필요하다.
-> 현장은 틈만 나면 전화가 온다. 이런 방해요소에 흔들리지 않도록 집중할 수 있는 시간에 끝내는 요령이 필요하다.
-> 최종 보고 후에도 피드백을 반영할 일정이 필요하다.
7.업무가 끝나면 동료와 상사에게 피드백을 받아보고 잘한 점과 아쉬운 점을 되돌아 보기.(복기로 상대방이 말한 속뜻을 떠올리기)
8. 다른 사람을 가르쳐보며 내가 아는 것과 모르는 것을 확실히 구분하기
-> 집에서 업무자료를 보며 따로 연습이 필요. 핵심어, 큰 개요, 배우는 사람 입장 고려 필요.
(취약점 진단 인터뷰 리스트로 연습 가능)
(내가 모르는 것 평소에 기록하기)
9.학습한 것들을 체계화하고 정리하는 습관(로컬폴더 정리 주기적으로 하고 있음)
"Organize: 심플한 생각정리의 기술"
...조 사원은 당황한다. 급한 정보를 보고했으니 일단 문제를 어떻게 해결하면 좋을지 지시를 내릴 줄 알았는데..
-> 처음부터 why라는 항목이 머릿속에 있었으면 다시 전화할 필요도 없고 대책도 빨리 세울 수 있다.
자신이 들은 정보를 빨리 전달할 일만 생각하면 기본이 안됐다는 평가받을 수 밖에 없다. 전달만 하는 사람과 해결하려
애쓰는 사람의 태도는 확실히 다르다!
상대에게도 why를 물어야하고, 나도 why를 준비해야한다.
10. 조직 업무를 모두가 확인할 수 있는 깔끔한 그림으로 만들자.
->조직에선 한 가지 업무만 진행되는 게 아니다. 혼란스럽기 때문에 정리가 꼭 필요하다.(연간일정표 확인 필요)
11. 내가 하는 일이 왜 필요하고, 어디에 쓰임이 있는지 알아야 더 힘이 난다. 쓰임을 모르는 상태에서 지시만 내려오면
심리적 반발심이 생길 뿐이다. (개인정보,보안에 대해 다시 생각해보기)
"Realize: 당신이 보고르 못하는 데는 사소한 이유가 있다"
12. 현장에서는 예상치 못한 변수가 등장하는데, 이미지 트레이닝 훈련이 힌트가 된다.
-> 어렵고 부담스러운 상황을 앞둘수록, 이를 여러번 시뮬레이션 해야한다.
어떤 상황까지 상상하고 예측해서 준비하는가가 당신의 실력이다! (회의시 나에게 들어올 질문, 평가수검떄 질의응답)
13. 대화에서 중요한 것을 파악할 때, 상대방의 '고충점'을 파악해야 한다.
-> 고충점: 상대방이 불편하게 느끼거나 문제가 있다고 느끼는 지점(이때, 더 큰 고충점은 없는지 주의)
14. 이미 잘 아는 사실을 제대로 전달하지 못한다면?
-> 전달하고자 하는 내용을 서너개의 깔끔한 문장으로 정리해보자.
15. 결론 보고 후 그 배경,원인,과정 설명.
16.빈틈: 과거 상사가 어떤 질문을 했는지, 관련된 업무 이해관계자들을 만족시켰는지까지 보는 것 필요.
17. 말의 앞뒤가 안맞으면 신뢰가 떨어진다
-> 말의 앞뒤가 안맞는 이유는 그때그때 기준이 다르기 때문이다. 말하는 사람이야 어떤 기준이었는지 다 알지만,
듣는 사람 입장에선 앞뒤가 안맞을 뿐이다. 그러니 '~~의 관점에서'를 앞에 붙이는 연습을 하자!!!
(항상 대답에 있어서 yes or no를 고민하는 나에게 효과적일 것 같다)
18. 참고한 자료가 공신력 있는 곳인지, 입장에 따라 주장이 달라질 수는 없는지 등을 체크하고
언제든 대답할 수 있게 기억해두기. (대학교, 연구소, 여론조사 기관 등)
"Express: 보고는 요약이다"
19. 말의 도입, 이메일의 도입에는 목적을 밝히자.
([요청] [협의] [공유])
20. 말을 천천히 하며 표정 관찰하며 상대방이 이해했는지 관찰하기
21. 보고할 내용을 항목화해서 말하기
->면접시엔 지루한 느낌부터 줄까봐 자제했는데 업무는 또 다름.
22. 상대가 아는 용어를 쓰자
->그 시대의 사회적 사건, 이슈, 문화 등을 활용
-> 상대가 관심있어하는 분야로 활용(평소에 관심과 관찰이 중요!)
23. 무엇을 인정하고 무엇을 반박할 것인가
-> 상대방의 의견을 단순히 '그것도 맞지만 그런데~'라고 반박하는 것보다
상대방의 목적을 인정하면서, 더 나을 것 같은 수단을 제시.
-> 공식적인 자리에서 틀렸다고 지적받는 것은 상당한 수치심을 유발하며, 대부분의 에너지를
안건보다는 그 감정을 추스르는데 쓰게 되는 매우 안좋은 상황이다.
인간은 감정의 지배를 받는다.
(미숙하고 불완전한 의견을 냈다고 그의 목표와, 인격을 무시해선 절대 안된다!!!목표를 먼저 파악하고 인정하는 습관)
24. 보고중 뭔가 빠뜨린 실수를 했다면
-> 영향받을 수 있는 다른 부분도 확인
- 어떻게 보완할 것인지 명확히 얘기
25. 회의에선 아이디어만 내는 것이 아니라, 그 여러 아이디어들을 요약하는 것도 꼭 필요하다.
([요약하자면], [다시 돌아와보면], [더 하실 말씀 있을까요])
26. 분명한 어조로 뭔가 요청하는 것을 상대방이 기분 상할까봐 두려워하는 것을
지나치게 걱정하면 의사소통 실패의 악순환에 빠진다.
결론을 내야 다음이 진행된다는걸 명심!
27. 제목을 쓸 때, 핵심 내용과 결구를 명확히 쓰자.
-> 중국출장보고서 x 부품수급화 안정화 협의를 위한 출장보고서o
-> 마지막엔 [보고][안내][전략][결과] 와 같은 목적에 맞는 결구를 쓰기
28. 문서에도 스토리라인이 필요하다
-> 문서 앞머리에 결론을 써라는게 아니라, 전체 내용을 요약한 것을 써둔다. (관리수준진단시 타 기관 조언때도 한 말)
-> 정보가 여러개라면 비슷한 것끼리 묶는다.
-> 각각 내용에 논리적 순서가 있어야한다.
(공기업이라지만, 기존문서를 그대로 쓰는 것만이 미덕이 아니다! 더 이해하기 쉽게 수정하고, 법령기준도 개정됐는지 확인 필요)
**바쁘다는 핑계로 눈앞의 업무 처리에만 급급하면 영원히 일에 끌려다는다.
**이 책을 요약하자면, Why and Next.