본 도서를 통해 과거 기획업무 수행시 느낀 다양한 기억들이 주마등처럼 스쳐 지나간다. 삶에서 나를 표현하는 방법은 단순히 말로 할 수 있지만 말하는 방법과 표현 방법이 중요하다. 특히 직장인에게 회사의 언어인 보고서를 통한 말하기는 진정한 프로 비지니스맨으로서의 기본 자질인 것으로 생각된다. 저자는 책에서 성공한 프로젝트 뒤에는 항상 무엇이 있었냐고 반문하며 '잘된 보고서'가 있었다고 말하고 있으며 이 부분에 독자인 나는 상당히 동의한다.
본 도서 가장 쉬운 독학 페이퍼로지 보고서 첫걸음에서 저자가 말하는 보고서 '글' 완전 격파하는 22가지 원칙, '디자인'완전 격파하는 32가지 원칙, '발표' 완전 격파하는 14가지 원칙 중에 내가 과거 업무를 수행하고 노력하는 과정에서 생각한 경험에 비추어 개인적으로 공감하고 동의하는 부분을 정리하여 보고자 한다.
ㅇ 보고서는 '정보'를 쓰는 곳이 아니라 '의견'을 쓰는 것으로 업무를 지시한 사람이 원하는 것에 집중해야 하며 보고자의 '의견'과 '제안'이 없는 단순한 정보 나열식 보고서는 상대방에게 무거운 책임을 전가하는 것이다.
ㅇ 평소 일상에서 메모를 하는 노력을 통해 기획서의 기본인 트랜드 파악을 놓치지 말아야 한다.
ㅇ 풍부한 어휘력은 중요하지만 말과 용어는 아끼고 축약하고 상황에 맞는 용어 및 단어를 구사하기 위해 보고서를 읽는 사람이 누군지 파악하고 준비한다.
ㅇ 보고서에 힘을 싣기 위해서 서술형 형태보다는 숫자화, 계량화하여 표현할 수 있도록 노력하고 필요시 설문조사, 특히 FGI(Focus Group Interview) 적극 활용하라.
ㅇ 청중은 보고서의 내용이 3가지를 넘어가면 기억하지 못하니 3가지 이내로 전달하고자 하는 내용을 정리한다.
ㅇ 보고서 작성시 5가지 원칙 - 신뢰도를 높이기 위해 객관적인 사실을 정확하게 기술한다. 보고받는 사람의 의도를 파악한다. 보고받는 사람의 위치, 상황을 인지하고 단순한 사실 전달인지, 의사결정 문제 등 상황을 확인한다. 보고서의 '타이밍'과 '스피드'를 관리하라, 톱다운 또는 보텀업 작성방식 등을 판단한다.
ㅇ6W4H 확인하라. When(언제), Where(어디서), What(무엇을), Why(왜?), Who(누구), Whom(누구에게), How(어떻게), How Much(얼마), HowMany(수량), HowLong9기간) 등 기본적인 사항이 누락되지 않도록 하라.
ㅇ 보고가 주목받을 수 있도록 표지에 신경을 쓰고 발표 준비도 연기와 같다고 생각하고 준비하라.
ㅇ 적절한 분량의 페이지 쪼개기와 질문 등을 통해 발표 분위기를 주도한다.
ㅇ 보고서는 단순 발표가 아니라 합의를 이끌어내는 과정이다. 사전에 관련부서와 담당자와 의견 교류가 필요하다.
결론적으로 이 책은 발표 및 보고 시 유의해야 할 사항을 정리해주고 있다. 향후 간단한 보고서나 경영진에 하는 보고서 작성할 때, 본 도서에서 강조하는 내용을 참고하고 내 생각과 현황 자료를 기초로 보고서를 작성하면 더욱 인정받는 발표자가 될 것 같은 기분을 주는 도서이다.
