보통 우리는 글을 쓰는 것이라고 하면 시, 소설, 수필 등의 작품을 써서 많은 사람들에게 보여주는 것을 생각합니다. 하지만 그런 거창한 작업을 떠올릴 필요도 없이 대다수의 직장인들은 매일매일 글을 쓰고 수정하고 또 쓰고 있습니다. 바로 보고서를 작성하고 있는 것입니다. 업무계획, 추진현황, 업무성과 등을 문자와 그림으로 보고서를 써서 보고하는 작업도 모두 하나의 글을 쓰는 작업이라고 할 수 있고 그 글은 논리정연하고 말이 되게 써야 합니다. 이 책은 보고서를 작성하거나 검토하는 모든 직장인이 꼭 알아야 하는 논리적인 보고서, 기획서, 제안서 작성과 검토의 기술 들을 담고 있습니다.
직장에서 일을 잘한다고 평가받는 사람들의 공통점을 보면 보고서를 상당히 잘 쓴다는 것입니다. 보고서를 잘 쓴다는 것은 그림, 도표, 통계 등을 적절히 첨부하고 화려하게 꾸민다는 것보다는 보고서의 문장 하나하나가 하나의 결론을 향해서 술술 잘 쓰여져 있다는 것을 의미합니다. 그런 보고서는 보는 사람의 입장에서도 막힘없이 단숨에 읽어내려갈 수 있죠. 이 책의 저자도 그런 논리적이고 정확하고 핵심이 잘 드러나는 보고서 작성을 강조하고 있습니다.
제1장은 주로 보고서에서 쓰는 용어를 잘 이해하라는 내용입니다. 제안배경은 어떻게 써야 하는지, 이슈와 문제는 어떻게 구분되는지, 특징-장점-강점의 차이는 무엇인지 등입니다. 특히 직장인들이 보고서를 쓰다 보면 가장 많이 혼동하는 실적과 성과를 잘 구분하라는 내용이 있습니다. 저자는 실적은 본인의 과거수치와 비교해서 얼마나 더 나아졌는지 수치를 의미하고 성과는 본인이 아닌 다른 사람, 다른 기업과 비교했을 때 얼마나 더 뛰어난 수치를 보여주는지의 관점으로 비교할 수 있다고 합니다. 실적과 성과에 대한 새로운 관점이라 신선하게 생각되었습니다.
제2장은 보고서의 가장 기본이라 할 수 있는 논리성과 관련된 부분입니다. 사실이 아니라 정보를 담을 것, 상관관계와 인과관계를 잘 구분해서 활용할 것, 사실-판단-주장을 분리할 것과 같은 내용입니다. 저는 문과 출신이라 이런 논리관계에 대해서는 해박하다고 생각했는데 또 읽어보니 제가 잘 몰랐던 내용도 있어서 좋았습니다.
제3장에서는 바람직한 조사와 분석의 기법에 대해서 강조하고 있습니다. 현황에 대해서는 원인과 결과가 함께 있어야 되고 실적과 성과는 그냥 있는 그대로 보고하지 말고 나름대로의 분석결과를 제시할 것을 강조하고 있습니다. 또 보고서에서 일을 나누는 방법으로 WBS를 제시하고 있는데 이는 작업분해구조, 작업분류체계, 업무분업구조 등으로 이해하시면 됩니다. 프로젝트나 과제 또는 일련의 작업을 실행할 수 있는 수준으로 분해해서 체계적으로 분류하는 작업을 말합니다. 보고서를 전시기획부터 준비, 운영, 종료의 과정대로 써보는 것등을 예시로 들어서 이해가 잘되었습니다.
제4장에서는 내용의 표현방법에 대해서 조언하고 있습니다. 데이터에 누락과 중복이 없게 하고 설명이 길면 아래에 첨부나 주석를 활용하고 숫자를 표기하는 방법도 다룹니다. 저는 항상 좋은 보고서는 다 읽고 나서 궁금한 것이 없어야 한다는 지론을 가지고 있었는데 그래도 읽은 사람이 질문이 나오는 것은 어쩔 수 없습니다. 저자도 보고서에 대해 예상질문을 준비해야 함을 강조하고 있습니다. 또 표, 차트 등의 시각화 자료에 대해서 목적을 분명히 하고 활용을 할 것을 지적합니다. 저도 항상 시각화자료는 너무 많이 사용할 경우 보고서의 양이 많아지고 내용도 산만해 질 수 있다고 생각해서 꼭 필요한 정도로만 써야 한다고 생각합니다.
제5장에서는 보고서 작성기법보다는 보고서 작성과 관련된 근본적인 물음에 대해 다루고 있습니다. 부서장의 권한을 제대로 확인해서 보고서에 들어갈 내용을 검토하고 보고서 상 과제의 우선순위를 분명히 하고 보고서에 필요한 자료를다른 팀에 요청할 때의 요령에 대해서도 알려주고 있습니다. 제가 처음 직장에 들어왔을 때 상사와 선배들에게 보고서 작성하는 법을 배웠던 때가 새록새록 기억나기도 한다.
요즘 ChatGPT같은 생성형 AI가 확산되면서 보고서를 작성하는데 많은 도움을 받는다는 직장인들이 심심찮게 보입니다. 하지만 아직은 보고서 작성을 인공지능이 완전히 대체하기는 어려울 것 같습니다. 어떤 사람들은 인공지능보다 사람이 더 잘할 수 있는 것을 글쓰기로 드는 경우가 많습니다. 보고서나 글을 쓰는 것은 창의적이고 사회적인 상호작용의 영역이라서 기계보다 인간이 더 뛰어날 수 있다는 것입니다. 기술이 발전함에 따라 기계가 대부분의 영역에서 사람을 대체할 수 있지만 창의성이 필요하고 공감이 필요한 영역에서는 사람의 역할이 필요하다고 생각합니다. 직장인들은 끊임없이 일을 해야하고 그 일의 계획, 과정과 성과는 보고서로 표현해야 합니다. 그래서 우리는 보고서를 잘 쓸 줄 알아야 합니다. 일을 열심히 해서 좋은 성과를 창출하고서 보고서를 잘 못 써서 그 성과를 인정받지 못하는 불상사는 없어야 할 것입니다. 이 책을 읽고 실제로 여러분이 보고서를 작성하는데 적용하고 활용해 보신다면 보고서의 품질과 업무성과가 같이 올라가는 신비로운 경험을 하실 수 있을거라 기대된다.
